Fachverfahren für Jugendämter
GeDok 5.1
Strukturierte und prozessorientierte Fallarbeit im Jugendamt
Für Fachkräfte, Leitungen und Verwaltung im Jugendamt: GeDok 5.1 führt sicher durch den Fall – von der Aufnahme über das Hilfeplanverfahren bis zur Auswertung. Strukturiert dokumentiert, rechtssicher nachvollziehbar, und die Daten bleiben vollständig bei Ihnen im Haus.
- On-Premise
- Betrieb
- In Ihrer IT-Umgebung
- 100 %
- Datenkontrolle
- Volle Souveränität
- IDW PS 880
- zertifiziert
- Geprüfte Softwarequalität
Sicher betreibbar
On-Premise in Ihrer Umgebung – im kommunalen Rechenzentrum oder direkt bei Ihnen im Amt, DSGVO-konform.
In bestehende Strukturen integrierbar
Etablierte Schnittstellen zu Kassen-, Dokumentenmanagement- und OZG-Verfahren sowie zu den Pflichtstatistiken.
Für professionelle Verwaltungsprozesse ausgelegt
Prozessorientierte, revisionssichere Dokumentation mit Rollen, Genehmigungsworkflows und konfigurierbaren Geschäftsregeln.
Sachgebiete & Fachmodule
Einsatzfelder im Jugendamt
Wählen Sie zuerst den Bereich, der Sie betrifft – danach das konkrete Einsatzfeld.
Wo unterstützt GeDok Ihr Jugendamt?
Fallarbeit
Hilfen zur Erziehung
Vom Falleingang über die multiperspektivische Bedarfsanalyse bis zum vollständigen Hilfeplanverfahren mit Zielvereinbarung.
Typische Funktionen
- Bei Bedarf vorgesteuertes strukturiertes Falleingangsmanagement
- Dokumentation relevanter Lebensereignisse (z. B. Beziehungsabbrüche, Traumata) zur fundierten Hypothesenbildung im Fachteam
- Multiperspektivische Bedarfsanalyse (Sozialpädagogische Diagnose): Strukturierte Einschätzung von Problemen und Ressourcen getrennt aus Sicht des Kindes, der Eltern und der Fachkraft
- Ganzheitliches Hilfeplanverfahren (Erstplanung, Fortschreibung und Beendigung)
- Automatisierte Erstellung von Familiensystemen / Genogrammen inkl. eigener Visualisierung über Programmeditor
- Erfassung von Familiengeschichte und Helfergeschichte in der Chronologie
- Dreistufiges System zur Zielvereinbarung inkl. Zielgradbewertung, orientiert an der S.M.A.R.T.-Methode als elementarer Baustein der Hilfesteuerung
- Trägersuche und Hilfeanlage mit einfacher Übergabe an die Wirtschaftliche Jugendhilfe
Fallarbeit
Vom Falleingang bis zum Abschluss
GeDok 5.1 begleitet Fachkräfte entlang definierter Prozesse: Individuelle Kern- und Teilprozesse bilden fachliche Abläufe nachvollziehbar ab und dokumentieren jeden Schritt revisionssicher. Wählen Sie einen Schritt, um ihn im Detail zu sehen.
01 · Falleingang
Fall aufnehmen und zuordnen
- Was passiert?
- Eine Meldung, Anfrage oder ein Antrag geht ein und wird als Fall aufgenommen – mit allen beteiligten Personen.
- Wie unterstützt GeDok 5.1?
- Assistentengestützte Erfassung, Prüfung auf bereits bestehende Fälle sowie Zuordnung zu Sachgebiet und zuständiger Fachkraft.
- Eindeutige Fallzuordnung
- Vollständige Stammdaten
- Dokumentierter Eingang
In jedem Schritt: strukturiert · fachlich konfigurierbar · nachvollziehbar dokumentiert
Aus Fallarbeit wird Steuerungswissen
Erfassen
Strukturierte Informationen statt Freitext
Verstehen
Konsistente Datenbasis in der SQL-Datenbank
Auswerten
Individuelle Auswertungen und Visualisierungen
Steuern
Kennzahlen für Fach- und Finanzsteuerung
Funktionsumfang
Kernfunktionen
Was GeDok 5.1 dafür bereitstellt – wählen Sie einen Funktionsbereich.
Bedienkonzept & Ergonomie
Eine Oberfläche, die dem Arbeitsalltag folgt: mehrere zusammenhängende Fälle parallel im Blick, klare Prüfhinweise statt Fehlermeldungen.
- Erfüllt die allgemeinen ergonomischen Grundsätze nach ISO 9241-110
- Innovative „Prozess-Box“: Parallele Bearbeitung mehrerer zusammenhängender Fälle (z. B. Familie mit HzE, JGH und Inobhutnahme gleichzeitig im Blick)
- 3-Spalten-Layout: Dynamisches Menüband, Navigationsbaum, Lese-/Detailbereich im modernen Web-Look sowie integrierter Meldungsbereich
Partnerschaft & Support
Partnerschaft über die Software hinaus
GEBIT begleitet Jugendämter mit persönlichen Ansprechpartnern, regelmäßigem Austausch und Möglichkeiten zur Mitgestaltung.
Direkter Kontakt
Persönliche Ansprechpartner bis auf Leitungsebene, kurze Entscheidungswege und individuelle Beratung.
Anwenderaustausch
Zweimal jährlich: neue Entwicklungen, Praxisfragen und gemeinsame Priorisierung der nächsten Schritte.
Mitgestaltung
Beteiligung an Konzeptionsgruppen und Pilotprojekten – praxisnahe Entwicklung statt theoretischer Planung.
Support
24/7 Online-Ticketsystem für Fragen, Fehlermeldungen und Ideen – mit transparenter Bearbeitung.
Software, die sich Ihrem Jugendamt anpasst
Nicht jedes Jugendamt arbeitet gleich. Deshalb ist unsere Fachsoftware in vielen Bereichen flexibel konfigurierbar und kann an unterschiedliche Arbeitsweisen angepasst werden.
Technik & Datenhoheit
Betrieb, Sicherheit & Integration
Passt GeDok 5.1 in Ihre Organisation und Ihre IT-Landschaft? Öffnen Sie den Bereich, der Sie interessiert.
Kein Cloud-Zwang, keine Daten in fremden Rechenzentren. GeDok 5.1 läuft auf Ihren Servern – im kommunalen Rechenzentrum oder direkt bei Ihnen im Amt. Benutzerverwaltung, Rechte und Systemeinstellungen erfolgen über die vollintegrierte Administration, ohne Herstellerzugang. Der Betrieb ist in allen gängigen Virtualisierungsumgebungen möglich.
Vollständiger On-Premise-Betrieb
Installation auf Ihren eigenen Servern. Kein Cloud-Zwang, keine Daten bei Dritten. Sie wählen: Betreiben Sie GeDok 5.1 über ein kommunales Rechenzentrum oder direkt bei Ihnen im Amt.
Datensouveränität
Alle Falldaten, Dokumente und Protokolle verbleiben in Ihrer Hoheit. Keine Datenübertragung an externe Server – auch nicht zu Wartungszwecken.
Integration Backup-Strategie
Nahtlose Einbindung in Ihre bestehenden Sicherungskonzepte. Standardisierte Datenbankformate ermöglichen Backup mit vorhandenen Tools.
Virtualisierbar
Komfortabler Betrieb in allen gängigen Virtualisierungsumgebungen (VMware, Citrix, Remote Desktop).
Komfortable Administration
Benutzerverwaltung, Rechtekonfiguration und Systemeinstellungen über vollintegrierte Administration direkt in der Software. Kein Herstellerzugang erforderlich.
Fat-Client-Performance
Reaktionsschnelle Fat-Client-Architektur (.NET/SQL) ohne Web-Browser-Inkompatibilitäten oder Plugin-Probleme.
Zentrale Datenhaltung
Sämtliche Dokumente und Falldaten liegen direkt in der gesicherten SQL-Datenbank – kein ungesichertes Netzlaufwerk nötig.
Mandanten- und Terminalserverfähigkeit
Voller Support für Citrix, VMware, RDP und Desktop-Virtualisierung – auch für Ämterverbünde und interkommunale Zusammenarbeit.
Ganzheitliche Fach- und Finanzsteuerung
Nahtloses Zusammenspiel aus operativer Fallsoftware (GeDok) und strategischer BI-Plattform (komPlus).
Einhaltung der DSGVO
Datenschutz ist im Fachverfahren verankert – von der Rechtevergabe bis zur Protokollierung.
Rechtssichere Falllöschung
Löschung nur nach Aufbewahrungsfristen im 4-Augen-Prinzip über gesonderte Rollen.
Antworten
Häufige Fragen
Antworten für Fachbereich, IT-Leitung und Verwaltung.
Sprechen Sie mit uns über GeDok 5.1
GeDok 5.1 ist Teil eines integrierten Ansatzes aus Fachsoftware und Steuerungsplattform (komPlus). So wird operative Fallarbeit zur Grundlage für fachliche und finanzielle Entscheidungen – direkt mit den Menschen, die die Software entwickeln.